Wie können wir Sie bei der Anschaffung eines passenden Dokumentenmanagementsystems unterstützen?
Selbstverständlich tummeln sich auch auf dem Markt der Dokumentenmanagementsysteme eine Vielzahl verschiedener Anbieter, wodurch es für die Konsument*innen schwierig wird, eine Software zu finden, die den jeweiligen Vorstellungen entspricht. Um garantieren zu können, dass Sie bei Ihrer Bedarfsanalyse nicht den Überblick verlieren und Geld in Systeme investieren, die nicht auf Ihre individuellen Bedürfnisse maßgeschneidert sind, unterstützen wir Sie gerne. Als unabhängige Berater*innen sind wir losgelöst von jeglichen Marketinginteressen der unterschiedlichen Anbieter und können auf diese Art und Weise ein für Sie passendes Paket schnüren. Aufgrund unserer Autonomie haben wir keinen Fokus auf ein bestimmtes Dokumentenmanagementsystem, konnten in den letzten Jahren jedoch insbesondere bei DocuWare und Sharepoint Erfahrung sammeln.
Was sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS)?
Bei Dokumentenmanagementsystemen handelt es sich um datenbankgestützte Systeme, die Dokumente aller Art verwalten. Sie fungieren als Mittel der Organisation und Koordination hinsichtlich der Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von verschiedenen Dokumenten. Das Hauptziel hierbei ist die Gewährleistung einer sicheren Archivierung . Zeitgleich werden die archivierten Schriftstücke durch den Einsatz der jeweiligen DMS unternehmensweit zugänglich gemacht. Angewendet werden DMS beispielsweise im Compound Document Management, dem electronic filing, der Bürokommunikation, dem Document Imaging oder der elektronischen Archivierung.
Durch die digitale Verwaltung der Daten ergeben sich unter anderem auch Optimierungspotenziale, wie beispielsweise Einsparungsmöglichkeiten.
Neben Dokumentenmanagementsystemen wird in puncto elektronischer Dokumentenverarbeitung auch von so genannten Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) gesprochen. ECM-Systeme umfassen Archivierungs-, Out- und Input-Management sowie Web-Content-Managementsysteme und DMS. Hier wird deutlich, dass Dokumentenmanagementsystemen in Bestandteil von ECM-Lösungen sind. Nichtsdestotrotz können DMS auch eigenständig eingesetzt werden, um eine digitale Dokumentenarchivierung und einen schnellen Zugriff darauf zu ermöglichen.
Wir freuen uns, Sie bei Ihrer Bedarfsanalyse und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems unterstützen zu dürfen!
