Effizienz und Zufriedenheit am Arbeitsplatz bei.
1. Die Grundlagen beim Erstellen von Dienstplänen
Bevor Sie mit der Erstellung von Dienstplänen beginnen, ist eine solide Planung wichtig. Sie sollten die Arbeitszeiten, die benötigten Arbeitskräfte und die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden kennen. Diese Informationen sind das Fundament, um einen Dienstplan zu erstellen, der den betrieblichen Anforderungen gerecht wird.
1.1 Bedarf und Ressourcen analysieren
Eine präzise Bedarfsermittlung hilft Ihnen, Über- oder Unterbesetzungen zu vermeiden. Analysieren Sie, welche Zeiten am stärksten frequentiert sind und wie viele Mitarbeitende zu diesen Zeiten notwendig sind.
1.2 Gesetzliche Vorgaben einhalten
Beim Erstellen von Dienstplänen müssen Sie auf gesetzliche Rahmenbedingungen achten, wie Ruhezeiten und maximale Arbeitszeiten. Dies schützt nicht nur die Mitarbeitenden, sondern bewahrt Ihr Unternehmen auch vor möglichen rechtlichen Konsequenzen.
2. Mitarbeitenden-Bedürfnisse berücksichtigen
Eine große Herausforderung bei der Erstellung von Dienstplänen ist es, die individuellen Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Dies fördert die Zufriedenheit und Motivation innerhalb des Teams.
2.1 Präferenzen und Verfügbarkeiten erfragen
Eine gute Praxis besteht darin, regelmäßig die Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden abzufragen. Nutzen Sie dazu einfache Umfragen oder spezielle Software, die diese Daten automatisch integriert.
2.2 Flexible Arbeitsmodelle einbauen
Ein Dienstplan, der auf flexible Arbeitsmodelle setzt, ist besonders attraktiv für Mitarbeitende. So können Sie auch kurzfristige Änderungen oder unvorhergesehene Ausfälle leichter kompensieren.
3. Effiziente Tools für die Erstellung von Dienstplänen
Digitale Tools erleichtern das Erstellen von Dienstplänen und bieten Funktionen, die weit über die klassische Tabellenkalkulation hinausgehen. Sie sparen Zeit und ermöglichen es, den Plan flexibel und schnell anzupassen.
3.1 Vorteile digitaler Planungstools
Moderne Softwarelösungen bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, die das Planen, Verwalten und Anpassen von Dienstplänen erheblich erleichtert. Sie bieten zudem Funktionen, wie automatische Benachrichtigungen und Echtzeit-Updates, für alle Beteiligten.
3.2 Tools im Überblick: Eine Auswahl
Zu den führenden Tools gehören Lösungen wie Teamhero, die auf die Bedürfnisse verschiedener Branchen zugeschnitten sind. Mit Teamhero können Dienstpläne erstellt, kommuniziert und bei Bedarf in Echtzeit angepasst werden.
4. Strategien für ein effizientes Erstellen von Dienstplänen
Das erfolgreiche Erstellen von Dienstplänen erfordert eine strategische Herangehensweise. Diese Tipps helfen Ihnen, den Planungsprozess zu optimieren und das Beste aus Ihren Ressourcen herauszuholen.
4.1 Frühzeitige Planung
Erstellen Sie Ihren Dienstplan möglichst frühzeitig, damit Mitarbeitende sich auf ihre Arbeitszeiten einstellen können. Ein frühzeitiger Dienstplan hilft auch, Engpässe zu vermeiden und Urlaubs- sowie Krankheitsvertretungen besser zu organisieren.
4.2 Klare Kommunikation im Team
Ein Dienstplan ist nur so gut wie die Kommunikation, die ihn begleitet. Stellen Sie sicher, dass der Dienstplan für alle Mitarbeitenden zugänglich und verständlich ist. Nutzen Sie digitale Plattformen, um den Dienstplan bereitzustellen und Änderungen transparent zu kommunizieren.
5. Anpassungsfähigkeit: Wie Sie auf Änderungen im Dienstplan reagieren
Im Alltag kommen häufig unerwartete Änderungen vor – sei es durch Krankheitsfälle oder spontane Kundenanfragen. Ein flexibles System erleichtert es Ihnen, den Dienstplan schnell und effizient anzupassen.
5.1 Vertretungen und kurzfristige Änderungen organisieren
Ein wichtiger Teil bei der Erstellung von Dienstplänen ist die Organisation von Vertretungen. Indem Sie Mitarbeitende mit passenden Qualifikationen kennzeichnen, finden Sie schneller Ersatz für bestimmte Schichten.
5.2 Notfall-Management integrieren
Für unvorhergesehene Ausfälle sollten Sie einen Notfallplan haben. Dieser kann beispielsweise eine Liste von Mitarbeitenden enthalten, die bereit sind, kurzfristig einzuspringen.
6. Mitarbeiterzufriedenheit durch transparente und faire Dienstplanung
Ein gut gestalteter Dienstplan fördert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Transparenz und Fairness sind hierbei entscheidende Faktoren.
6.1 Gleichbehandlung und Fairness fördern
Stellen Sie sicher, dass die Verteilung der Schichten fair und nachvollziehbar ist. Mitarbeitende sollten das Gefühl haben, dass ihre Bedürfnisse ernst genommen werden und die Schichten gerecht verteilt sind.
6.2 Mitarbeitenden Feedback geben und einholen
Ein Feedback-System, das Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Meinung zur Dienstplanung zu äußern, stärkt das Vertrauen und verbessert langfristig die Zusammenarbeit im Team.
Best Practices für die Erstellung eines Dienstplans
Ein effektiver Dienstplan berücksichtigt nicht nur die betrieblichen Anforderungen, sondern auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter.
Einige Best Practices umfassen:
● Kommunikation: Halten Sie die Kommunikationskanäle offen und sorgen Sie für regelmäßiges Feedback.
● Flexibilität: Bieten Sie, wo möglich, flexible Schichtpläne an, um auf persönliche Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen.
● Fairness: Achten Sie auf eine gerechte Verteilung der Schichten, besonders bei weniger beliebten Zeiten wie Nacht- oder Wochenendschichten.
Fazit: Ein gut erstellter Dienstplan ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Team
Die Erstellung von Dienstplänen ist eine wichtige Managementaufgabe, die mit den richtigen Tools und Strategien viel einfacher wird.
Eine vorausschauende Planung, Berücksichtigung der Mitarbeitendenbedürfnisse und der Einsatz digitaler Lösungen schaffen nicht nur einen reibungslosen Ablauf, sondern steigern auch die Zufriedenheit im Team. Mit einem strukturierten und durchdachten Ansatz wird das Erstellen von Dienstplänen zu einer effizienten und fairen Aufgabe.
Autor:
Martin Winiker
Geschäftsführer und Mitgründer
Teamhero Schweiz GmbH
www.teamhero.de | mw@teamhero.de
