Software

An dieser Stelle präsentieren wir verschiedene Softwareprojekte, bei denen wir die Software eingeführt und / oder betreut haben. Bei Bedarf können ausführliche Informationen zu den jeweiligen Systemen zur Verfügung gestellt werden. Wir haben versucht die Sprache möglichst nicht zu “IT-getrieben” zu halten. Dennoch bitten wir einfach, uns zu fragen, wenn irgendwas unklar bleiben sollte.

CRM und ERP Systeme

Diese Begriffe sind seit Jahren in aller Munde. Doch was ist eigentlich der Unterschied? CRM (Customer-Relationship-Management) steht für Kund*innenbeziehungsmanagement. Wie der Name schon verrät, liegt der Fokus auf den Kund*innen und den Kund*innenbeziehungsprozessen. ERP (Enterprise-Resource-Planning) möchte alle unternehmerischen Aufgaben, Ressourcen, Kommunikationen rechtzeitig planen, steuern und verwalten. Hier geht es somit nicht nur um die Kund*innen, sondern um das ganze Unternehmen.

Aus diesem Grund ist es nicht verwunderlich, dass sich viele CRM Systeme immer mehr in die ERP-Welt bewegen. Inwieweit ein reines CRM sinnvoll ist, hängt immer vom Unternehmen und dem Zweck ab. Als einer der bekanntesten CRM Systeme fällt den meisten Salesforce ein. Salesforce wurde bereits bei vielen Kund*innen eingeführt, optimiert und betreut. Aufgrund der einfachen Handhabung sind die Kosten gerechtfertigt, da die Einführungs- und Wartungskosten sehr gering sind. Anpassungen lassen sich hier sehr einfach und schnell vornehmen.

Wir konnten bereits Erfahrung mit InvoicePlane sammeln. Insbesondere um eine schnelle, gute CRM Lösung zu erhalten, können wir InvoicePlane nur empfehlen. Und das Beste daran: Es ist gratis. Am Anfang unserer Selbstständigkeit war zunächst ein CRM genug. Jedoch mussten wir nach wenigen Wochen feststellen, dass wir mit einem ERP System viel mehr machen können und wirklich alle Prozesse abdecken können und nicht in verschiedenen Systemen arbeiten müssen. In Verwendung hatten wir neben InvoicePlane, eine Projektmanagement Software und eine Dokumentenverwaltung, um auch unsere Eingangsrechnungen und sonstige Dokumente verwalten zu können. Viele Firmen sammelten ähnliche Erfahrungen. Aus diesem Grund ist es wichtig, vor der Einführung genau zu überlegen, welche Funktionen wichtig sind und was in der Zukunft angedacht ist. Das Wichtigste hierbei ist, sich wirklich Zeit dafür zu nehmen, um nicht unnötige Ressourcen zu verschwenden.

Neben dem klassischen Anbieter SAP, kennen wir rs2, BMD, ERPNext und Odoo. A-SQUARE selber benutzt Dolibarr, das im Vergleich zu ERPNext (was wir einige Zeit genutzt haben) sehr viele Funktionen bietet und sehr intuitiv ist. Beide Lösungen wurden von uns einem genauen Test unterzogen und können selbst gehostet werden.

Dokumentenmanagement

Viele ERP Systeme haben bereits ein Dokumentenmanagement integriert. Dazu gehören BMD, rs2, SAP und Dolibarr. Dennoch macht es durchaus Sinn, ein eigenes Dokumentenmanagementsystem einzuführen. Dies kommt auf die jeweiligen Anforderungen an. DocuWare ist hier eines der spannendsten Systeme. Wichtig ist, dass die jeweilige Lösung Informationen aus den Dokumenten auslesen kann (OCR). Ansonsten muss mit vielen Metadaten gearbeitet werden, was nicht Sinn und Zweck ist. Die Planung einer möglichen Integration in andere Systeme ist dabei genauso wichtig wie das Abwägen des Nutzens. Eine externe Expertise kann hohe Investitionskosten oder eine schlechte Umsetzung verhindern.

Automatisierungs- und Individualsoftware

Mit Hilfe von Software können Prozesse automatisiert, beziehungsweise optimiert werden. Viele der erwähnten Systeme verfügen über Automatisierungsmöglichkeiten. Insbesondere Salesforce ist sehr flexibel, um die Umgebung an unterschiedliche Personengruppen anzupassen und Prozesse zu automatisieren.  Ein sehr flexibles und intuitives System ist JobRouter. JobRouter bietet bereits einige vordefinierte Module, die entweder konfiguriert, oder angepasst werden. Zudem können Module sehr leicht selber erstellt werden. Selbstverständlich lässt sich JobRouter in die bestehende Softwarelandschaft mittels Schnittstellen integrieren. Bereits im Einsatz ist eine Kombination von DocuWare, rs2 und JobRouter. Dieses Zusammenspiel ermöglicht die Vorteile aus jedem System zu nutzen und somit Prozesse (z.B. die Erfassung von Eingangsrechnungen inklusive Freigabeprozess) optimal umzusetzen.  Mit Yooz, das den Schwerpunkt bereits auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen legt, konnten wir auch Erfahrung sammeln.

Retail Systeme

Ein weiterer Schwerpunkt von uns ist der Retail-Bereich. Da uns die Regionalität am Herzen liegt, stellen wir als erstes die Lösung von MGM vor. MGM bietet neben Retail Lösungen inzwischen auch eine spezielle Buchungsplattform (Backoffice und Website-Integration) für Camping-Plätze an. Des Weiteren gibt es Lösungen für Museen oder andere Einrichtungen, die Gruppen- und Einzelbuchungen verwalten möchten. MGM ist von der Benutzeroberfläche etwas “veraltet”, dafür ist es sehr intuitiv zu bedienen. XStore von Micros ist eine Softwarelösung, die wir bestens kennen. Feratel und Fidelio sind uns auch geläufig.

Immobilien Systeme

Im Bereich Immobilien Software konnten wir in letzter Zeit gute Erfahrungen mit IGEL sammeln . Das Programm bietet neben der Immobilienverwaltung zusätzliche Möglichkeiten in der Personalverwaltung auch im Bereich Buchhaltung und ERP. Des Weiteren kennen wir Andromeda und Immologic, die sich ausschließlich auf die Immobilienverwaltung spezialisiert haben.