Ausschlaggebend für diesen Beitrag waren neben einigen Gesprächen mit (potentiellen) Kund*innen, der Blogbeitrag über Produktivität am Arbeitsplatz. Gründe für die fehlende Produktivität am Arbeitsplatz sind unter anderem mit 57 % ineffiziente Prozesse. Mit anderen Worten sind schlechte Prozesse daran schuld, dass viel Arbeitszeit verschwendet wird. Um dies zu verhindern, macht es Sinn, Prozesse aus externer Sicht zu betrachten und somit die Strukturen und Systeme zu analysieren, hinterfragen und im Idealfall zu optimieren. Dies muss nicht zwingend mit der Digitalisierung der Prozesse einhergehen. Denn, wenn ein schlechter Prozess digitalisiert wird, ist er ein schlechter digitalisierter Prozess. Aus der Praxis wissen wir, dass Mitarbeiter*innen insbesondere beim Schreiben von Angeboten, dem Legen von Rechnungen oder der Verarbeitung von Rechnungen durch digitale Tools unterstützt werden können und sie somit wieder mehr Zeit für produktivere Tätigkeiten haben.
Ein weiterer Aspekt ist die Suche nach Dokumenten. Viele Mitarbeiter*innen haben Zeit zum Suchen, aber nicht zum Aufräumen und strukturierten Ablegen. In diesem Zusammenhang kommt mir der Satz „Ordnung ist das halbe Leben“ in den Sinn.
Bevor die Prozesse optimiert werden, sollten sich innerhalb des Unternehmens alle einig sein, dass eine Transformation sinnvoll ist. Nur dann kann eine Prozessoptimierung erfolgreich sein. Erfahrungsgemäß macht es Sinn, mit den motivierten Mitarbeiter*innen anzufangen, die durch konstruktiven Input positive Entwicklungen vorantreiben wollen. Denn ohne Input ist eine Optimierung sehr schwierig zu vollziehen. Einen besonderen Bereich stellt hier die Verwaltung dar. Hier findet die digitale Transformation immer mehr Einzug, um bestehende Prozesse zu unterstützen oder gar abzulösen. Dies geht einher mit einer Kostenreduktion und einer Verbesserung der Datenqualität. Als Beispiel nennen wir hier gerne, das Erfassen von Eingangsrechnungen. Durch das Auslesen der Daten anstelle des Abtippens werden Fehler minimiert und neben Zeit auch Kosten eingespart. Je nach verwendetem System können hier Automatisierungen eingerichtet werden. Das bedeutet, dass eine Rechnung von Kunden x automatisch dem Projekt xy / Kostenstelle xxxx zugeordnet werden kann. Workflows für Freigaben und Erinnerungen sollten ein wichtiger Bestandteil sein.
