Digitale Transformation

Alles beim Alten lassen oder ändern? Diese Frage ist immer sehr schwer zu beantworten und liegt an dem jeweiligen Unternehmen, den Mitarbeiter*innen und den vorhandenen Prozessen. Eine Änderung sollte jedoch eine Verbesserung und keine Verschlechterung nach sich ziehen. Im Rahmen der digitalen Transformation steht an erster Stelle die Strategiefindung. Hier werden zunächst die Rahmenbedingungen (Umfang, Zeit, Budget) festgelegt und anschließend in diverse vertiefende Fragen erörtert. Wichtig ist die primäre Unterscheidung, welche Prozesse in der aktuellen Form bestehen bleiben sollen und welche geändert werden müssen.

A-SQUARE unterstützt Sie bei der Strategieerstellung und sorgt dafür, dass Prozesse digital effizienter und schneller gestaltet werden. Im Folgenden stellen wir die einzelnen Themen genauer vor, damit Sie sich ein Bild von unserem Angebot machen können.

Digitalstrategie

Sie wollen bei der digitalen Transformation aktiv mitgestalten? Mit einer erfolgreichen Digitalstrategie können Sie den größten Nutzen aus allen Bereichen ziehen und diese unternehmensintern optimal vernetzen. Das bedeutet natürlich nicht, dass wir jeden „manuellen“ Prozess in eine Software „zwängen“. Wichtig ist die Fokussierung auf das Wesentliche und einen Mehrwert zu schaffen.
Besonders am Anfang der Strategiefindung sollten diverse Fragen beantwortet werden. An erster Stelle steht das primäre Ziel: Was soll mit der digitalen Transformation erreicht werden?

Wichtig ist, dass neben den Entscheidungsträgern auch zentrale Mitarbeiter*innen bei der Strategiefindung integriert werden.

Wenn man Digitalisierung richtig betreibt, wird aus einer Raupe ein Schmetterling. Wenn man es nicht richtig macht, hat man bestenfalls eine schnellere Raupe. George Westerman

Die Strategiefindung ist für uns das Allerwichtigste und bedarf viel Fingerspitzengefühl, damit alle Mitarbeiter*innen das Vorhaben unterstützen und nicht dagegen arbeiten. Ohne den Input der Mitarbeiter*innen kann keine Verbesserung hervorgerufen werden – nur Sie wissen, was gut und was verbesserungswürdig ist.

Softwareanalyse

Jede Software hat ihre Vor- und Nachteile. Kennen Sie diese? Die Mehrheit wird diese Frage mit einem „Ja“ beantworten. Dennoch verstecken sich oft wichtige Funktionen oder Erweiterungen in der jeweiligen Software. Durch diverse Updates werden Funktionen angepriesen, die durch Nichtbenutzung allerdings in Vergessenheit geraten. In der Eile findet ein schnelles Update (eine Aktualisierung der Software) statt. Hierbei werden oft die Release Notes vergessen. In den Release Notes sollten jedoch alle Änderungen stehen. Änderungen können Erweiterungen, aber auch Fehlerbehebungen sein. Somit kann es nach einigen Updates passieren, dass niemand genau weiß, welche Funktionen die jeweilige Software hat. Anstatt sich die bestehende Software anzuschauen, wird der Markt nach Software sondiert und neue Software gekauft. In der Regel verursacht diese Vorgehensweise Mehrkosten.

Damit jede Software optimal benutzt werden kann, muss sie mit den Prozessen verschmolzen werden. Hierfür findet als Erstes eine Analyse der Systemlandschaft statt. Anschließend wird anhand der Funktionen und der jeweiligen Software festgelegt, welche dieser Funktionen sinnvoll sind und welche noch fehlen. Beim Umfang können wir zwischen einem Gesamtkonzept und einzelnen Konzepten unterscheiden.

Prozessoptimierung

„Das haben wir schon immer so gemacht“ – diesen Satz kennt jeder. Doch ist es sinnvoll alles zu lassen, wie es ist? Die Entscheidung liegt bei Ihnen. In diesem Zusammenhang können wir lediglich Empfehlungen aussprechen.
Wichtig ist auch, dass die jeweiligen Mitarbeiter*innen bei der Optimierung integriert sind. Nur diese können bei der Analyse der bestehenden Prozess- und Systemabläufe wichtigen Input liefern. Des Weiteren sollten diese Personen auch bei der Schaffung eines Zukunftsszenarios involviert werden. In vielen Projekten mussten unsere Ansprechpartner*innen schmunzeln oder lachen, als sie uns von den bestehenden Prozessen erzählt haben.

Insbesondere durch die Corona Krise haben viele Unternehmen ihre Prozesse kritisch betrachtet. Die Corona Krise wird in diesem Zusammenhang oft als Treiber der digitalen Transformation gesehen. Denn bis dahin wurde viel gedruckt. Doch im Home-Office war dies nicht mehr praktikabel und teuer. Somit haben viele Unternehmen den Weg zum papierlosen Büro angefangen. Vergessen Sie nicht, dran zu bleiben und optimieren Sie Ihre Prozesse stetig.